Muchas pequeñas oficinas y despachos apuestan por impresoras multifunción. Uno de los elementos más interesantes para acompañar a la función de impresión es el escaneo, que nos permite pasar a formato digital cualquier documento en papel. Por eso hoy vamos a ver cómo aprovechar el escáner de tu impresora multifunción en tu empresa.

Es una función que puede ayudarnos a mejorar mucho la organización y los procesos internos de la empresa. Vamos hacia un mundo digital, donde parece que el papel nos estorba, pero lo cierto es que sigue muy presente. Clientes que nos entregan documentos, otras empresas, proveedores, etc. La factura digital es un gran avance pero su porcentaje de implantación no es todavía mayoritaria entre las pymes y se siguen intercambiando en formato digital, pero también en papel.

Expedientes digitales para nuestros clientes

Con el escáner podemos digitalizar toda la información que nos facilita un cliente para resolver un determinado asunto, y que normalmente forman parte de su expediente. Ya sea para la compra de un producto, para que le ayudemos a resolver un problema, etc. Cada empresa tiene una tipología distinta y sabe qué información recoge de forma habitual.

Si disponemos de bandeja automática de recogida de papel, el escaneo de los documentos no nos llevará más de unos minutos, algo que podemos hacer mientras atendemos al propio cliente. Después tenemos dos opciones, devolverle la información en papel, si no vamos a necesitar los originales, o archivarlos tal y como veníamos haciendo hasta ahora en su expediente físico. Mi consejo es que los devolvamos, nos ahorramos el trabajo de archivado y el espacio que nos ocupan. Además siempre que lo necesitemos podemos imprimir los documentos que hemos escaneado.

Si se trata de información que recibimos de proveedores, otras empresas, facturas, etc. también tenemos la opción de digitalizar dichos archivos. Perdemos un poco de tiempo en la rutina del escaneo, pero luego se compensa con la rapidez que tenemos para acceder a esa información cuando es necesario recuperar dichos documentos. Los tenemos más a mano y es más fácil acceder a ellos en formato digital que físico.

Digitalización certificada, si no queremos mantener el papel

Si ya tenemos el sistema implantado, pero además queremos deshacernos del papel original podemos apostar por una solución de digitalización certificada por la AEAT. Estas soluciones nos permiten convertir en archivos digitales todos los documentos y después podemos destruir los originales. Son documentos que tenemos guardados a efectos fiscales durante un periodo de tiempo que nos marca la ley y que nos puede requerir la Agencia Tributaria durante ese periodo de tiempo.

Para digitalizarlos y poder destruir los originales nuestro escáner debe cumplir una serie de requisitos:

• Los formatos de salida de los documentos estándar admitidos son ISO 19005 (PDF/A), PNG, JPEG 2000, Acrobat 5 (PDF 1.4) ó superior y TIFF 6.0 ó superior.
• Respecto al nivel de resolución que deben tener las facturas será mínimo de 200 ppp.
• Cada imagen deberá tener un fichero único digital, distinto para cada factura, ya sea de una o varias páginas, representar la apariencia física de la factura, respetando dimensiones del original respecto a su tamaño y proporción.

Además debemos firmar electrónicamente dichos documentos que hemos escaneado para que tengan validez. Esta firma será la garantía de que el documento no ha cambiado desde el momento de su firma. Los escáneres de las impresoras multifución de HP cumplen con estos criterios, tanto a nivel de formatos de los documentos de salida como en la resolución mínima que nos piden.

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