Información sobre tus clientes y proveedores

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Sherlock Holmes

En posts anteriores hemos tratado acerca de la necesidad de clasificara tus clientes y una aproximación práctica de cómo hacerlo. Es obvio que, para ello, es fundamental, entre otras cosas, hacer acopio de información sobre los mismos. Todo ejercicio de planificación, de clasificación, de…parte de un análisis. Y para el mismo son necesarios datos. Ya conocéis la manida de frase de que la información es poder. Y dicha información afecta, de manera destacada a los nuevas empresas con las que contactemos, pero también a las que ya son veteranas con nosotros. Y es que el tiempo si que nos cambia.

Quizás para algunos no resulte tan obvio que también se haga necesario el informarse acerca de los proveedores. Cualquier especialista en compras, especialmente en determinados sectores y empresas, os podrá decir que parte de el éxito de su negociación se debe a ir a las reuniones muy muy preparado, conociendo los puntos débiles de los proveedores y abusando de ellos. Hay auténticos especialistas en mantener en un estado comatoso a su proveedores. Lo suficientemente débiles para poder abusar de margenes y lo suficientemente vivos para asegurarse el suministro.

Dicho lo cual, y desde la perspectiva de una pyme, podemos darle una vuelta a algunos métodos de recogida de información. Vaya por delante que no pretende ser exhaustivo, ni siquiera sorprendente:

  • Trabajo de campo: Como tal califico la recogida de información directa por nuestro comercial o de nuestro jefe de comparas en la negociación con la contraparte. Dicha información debe recogerse por escrito y guardarse en una ficha de cliente, con los datos básicos y las gestiones que se están realizando. Es de cajón de madera y no concibo que haya empresa que no lo haga, pus se expone a la frágil memoria de la persona de turno, o a que vuele toda la información ante un cambio de personas. Evidentemente, y al margen de las conversaciones, negociaciones o charlas aparentemente intrascendentes, recomiendo vivamente la visita, con cierta periodicidad a las instalaciones de la empresa. Si somos observadores podemos recoger numerosa información: como están los almacenes, que productos se mueven, etiquetas con la dirección de envío de las expediciones, esos papeles que se quedan encima de las mesas (fundamental la habilidad de leer con rapidez, y si es posible también practicar la lectura de textos al revés), etc…
  • Información de otros proveedores o clientes: Muy importante. En determinados sectores, lo de la coopetencia, esa mezcla entre colaboración y competencia, funciona muy bien. hablo de firmas con las que no tenemos una competencia fratricida y con las que intercambiamos información. Pueden tener referencias que nos interesen, pueden ser clientes o proveedores de la empresa que nos intereses, etc…esas referencias de intereses, sabiendo manejarlas con tacto y filtrándolas con picardía, pueden ser muy jugosas.
  • Información de las Entidades Financieras: Podría haberlo incluido en el punto anterior, pero por su destacado peso, creo conveniente destacarla. Nuestro Banco de confianza, puede realizarnos una labor de zapa en dicho sentido. Por un lado tiene acceso a Bases de Datos a las que nosotros no. Por otro, puede conocerlos por experiencia propia o a través de terceros (otros clientes, otros bancarios amigos, etc). El gesto que ponga cuando le hablemos de ellos puede ser muy relevante. Y como ocurre con los médicos puedes llegar a pedir una segunda opinión, por ejemplo al Banco de esa empresa sobre la que estas interesado. evidentemente no lo harás a las bravas, pues lo tiene prohibido. Pero existen métodos. Por ejemplo planteandolo a esa entidad una linea de descuento con papel de ese cliente suyo. Su reacción puede ser indicativa de como lo ve. Evidentemente incluyo aqui el papel de las entidades de Seguro de Crédito y Caución.
  • Empresas de información comercial y Bases de Datos: aquí me refiero al Registro Mercantil, y sobre todo a empresas de informas comerciales, que recogen por un lado los datos de dicho registro y los cruzan con bases de datos de incidencias judiciales, financieras, etc. Aportan sus cosillas, pero creo que hay que saber reconocer sus limitaciones. La información no es todo lo integra ni todo lo actual que demandan las relaciones comerciales.
  • Internet: Googlear el nombre de una empresa, cliente o proveedor, es fundamental. Hay multitud de información gratuita en la Red (foros, medios de comunicación, etc…). También haría especial hincapié en consultar a través de internet los Boletines Oficiales de la Provincia.

Estos son, en una pasada muy rápida, algunas sistemas para recopilare esa información. ¿Utilizáis alguno de ellos?, ¿manejáis algún otro?

Foto | Matt from London

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