¿Adios a la documentación en papel en las empresas?

Emitir facturas electrónicas tiene unas ventajas que todos conocemos; mayor rapidez en su emisión, menores costes al eliminar todos los gastos de impresión y envío al destinatario, así como mucha mayor agilidad a la hora de enviarla a los receptores. Pero, ¿que ocurre con las facturas recibidas en papel y todo el resto de documentación contable?

A nivel fiscal, las facturas electrónicas, emitidas o recibidas se conservan guardadas en soportes informáticos con el consiguiente ahorro de espacio y tiempo a la hora de realizar su búsqueda o consulta. Una laguna que quedaba abierta por parte de la Agencia Tributaria, era la validez fiscal de facturas recibidas o cualquier otro documento contable en papel que se encuentre digitalizado, en cualquier proceso que inicie la AEAT para su consulta o verificación.

La realización de una consulta vinculante a la Dirección General de Tributos, ha concluido que son válidos los documentos contables y facturas recibidas que se hayan digitalizado por un software homologado, sin la necesidad de conservar en papel dichos documentos. La lista de fabricantes de software homologado por la Agencia Tributaria lo tenemos disponible aquí.

No obstante, tenemos que tener en cuenta, que para cumplir con otras obligaciones mercantiles, laborales o administrativas frente a otros organismos si pueden ser necesarios los documentos físicos. El Código de Comercio marca de forma genérica los plazos que el empresario está obligado a conservar los documentos. El Art 30 de este código, no marca expresamente la posibilidad de utilizar medios informáticos para conservar la documentación contable, aunque tampoco la excluye, ya que el Art. 31 establece como métodos válidos para su conservación y utilización todos los válidos en derecho, con lo que con la última jurisprudencia, se puede dar por perfectamente válidos documentos digitalizados que no tengan la posibilidad de modificarse.  

No obstante, a mi me queda una duda. El software que utilizamos normalmente certifica que el fichero informático que generamos no ha sido modificado a posteriori de su digitalización, pero este software no puede certificar que hayamos manipulado la documentación física y escaneado a posteriori, con lo cual se abre una laguna que la Agencia Tributaria parece no haber tenido en cuenta.

A día de hoy la inmensa mayoría de pymes siguen emitiendo sus facturas en papel, y casi ninguna cuenta con los medios de gestión documental adecuados, con lo que la norma en un principio, por desgracia parece bastante irrelevante para las pequeñas y medianas empresas.

Vía | Expansión

Más Información | Dirección General Tributos – Consulta Vinculante V0634-2008