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Cómo reducir gastos en los procesos productivos de una pyme

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Cómo reducir gastos en los procesos productivos de una pyme Cuando los márgenes se estrechan a la hora de realizar una oferta para conseguir un contrato, a veces miramos que gastos podemos reducir y nos damos cuenta que tenemos poco más de donde recortar, todo lo que era prescindible, los gastos en los procesos improductivos ya han desaparecido o se han reducido a su mínima expresión. Por eso hoy vamos a realizar un ejercicio para ver cómo reducir gastos en los procesos productivos de una pyme.

Un gasto en un proceso productivo para una empresa es aquel que acabará con un retorno de la inversión, es decir, el que nos acaba generando un dividendo superior a la inversión realizada. Claro que esto tenemos que conseguirlo en el menor periodo de tiempo posible.

Gastos productivos en impresión

Consumibles Le vamos a dedicar un espacio a los gastos en impresión. Por lo general, cuando una empresa intenta ahorrar en este aspecto lo hace fijándose únicamente en el precio del consumible, en lugar de hacerlo en el coste por copia, que es un baremo con un número de variables mucho mayor y que nos dará una idea de lo que necesitamos.

Igual cuando contratamos un servicio externo que nos cede máquinas, consumibles, mantenimientos, etc. y nos cobra una cantidad determinada por copia. Pero esto tiene un problema, ¿es igual la copia que sacamos en borrador o para consumo interno, que las que vamos a entregar a nuestros clientes? En este sentido si somos los propietarios de máquinas y consumibles podemos ajustar mucho mejor este margen, porque el coste de todas las páginas no es el mismo.

Después tenemos que considerar en qué medida va a influir en nuestro cliente esa propuesta que le hemos entregado a la hora de tomar la decisión. No merece la pena escatimar en esta cuestión si al final va a hacer que nuestra propuesta destaque sobre otras que tiene sobre la mesa. Gastar un poco más a cambio de un retorno de la inversión más rápido muchas veces es mucho más rentable.

Gastos en comunicaciones

Cómo reducir gastos en los procesos productivos de una pyme Las comunicaciones es otro de los gastos productivos donde las pymes pueden ahorrar. Hoy el mundo de la comunicación ha cambiado, y mientras hace dos o tres años todo era comunicación telefónica, hoy el correo electrónico, las aplicaciones de mensajería instantánea han cambiado la forma de comunicación interna y con los clientes.

¿Cómo ahorramos más contratando módulos de llamadas internas de empresa o buscando que cada empleado tenga una tarifa de datos reducida que permita estar siempre conectado? Aquí el coste fundamental es el del smartphone, porque si desglosamos luego el coste de la línea no es tan alto. Es un aspecto que la empresa debe estudiar con mucho detenimiento y no dejarse llevar por las ofertas deslumbrantes.

Otro aspecto donde la empresa puede conseguir un ahorro realmente importante es implementando VoIP, voz sobre IP. Los costes de telefonía en muchas organizaciones son muy altos y la inversión que realizamos inicialmente se puede amortizar muy rápidamente y a partir de aquí reducimos muchísimo la factura de llamadas.

Por último, si los viajes son uno de los gastos principales de la empresa podemos intentar minimizar su coste a través de videoconferencia o la telepresencia. Muchas empresas gastan importantes cantidades de dinero en desplazamientos para realizar formaciones, reuniones preparatorias para proyectos, etc.

Este modelo de comunicación no implica la desaparición de todos los viajes, pero si la reducción de su número. No sólo ahorramos en costes de desplazamientos, sino en horas de trabajo que tenemos de nuestro personal desplazado, esperas en aeropuertos, hoteles, etc.

Gastos en tecnología

Gastos en tecnología Por último hemos dejado los gastos en tecnología, tanto de software como de hardware. Vamos a tratarlos por separado. El hardware tiene una vida limitada, por desgastes de materiales, pero a medida que vamos alargando la vida de los equipos vamos haciendo que sean más rentables. El único límite es el de la productividad, cuando no nos permiten trabajar tan rápido como necesitamos.

En el caso del software se va cumpliendo una máxima. En los sistemas Windows, los más utilizados en las empresas a medida que va pasando el tiempo vamos necesitando un mayor mantenimiento del sistema y de los programas instalados. El problema son los nuevos programas a instalar, que por lo general requieren un mayor consumo de recursos.

En este aspecto no debemos dejarnos deslumbrar por las novedades y siempre tener muy claro el retorno de la inversión que nos supondrá adquirir nuevos equipos y soluciones tecnológicas, algunas incluso gratuitas para nuestras empresas. Sin embargo, una acertada decisión tanto en hardware como software puede suponer una gran ventaja competitiva para nuestra empresa.

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