El control de mi empresa: Mis empleados son unos chorizos

y yo como gerente, o como miembro del órgano del Consejo de Administración un inepto. Me asalta esta reflexión a raiz de leer la noticia publicada en el Diario de Sevilla, en la que un empleado ha conseguido estafar a una empresa 395.000 € mediante la contratación ficticia de trabajadores en diferentes obras.

Según el periódico, el responsable de gestionar las nóminas, altas y bajas de una constructora de un tamaño considerable, Terrats Construcciones SA, estuvo durante tres años dando altas a amigos suyos, en distintas obras, y luego se repartían las nóminas al 50%.

¿Cómo es posible, por grande que sea una empresa que no localice esta situación antes?. Es más, en cualquier empresa se deben localizar “situaciones anómalas” de este tipo con rapidez, y la verdad que no es tan dificil de establecer algunos mecanismos de control. Como ejemplos podemos diseñar los siguientes:

Supervisión integral de la cadena productiva. Este control que cada puesto tenga un responsable superior al que deba rendir cuentas o autorizar las operaciones de compra, movimientos de fondos bancarios, emisión de presupuestos. En un principio puede parecer aumentar la burocracia interna, pero no lo es tanto si definimos correctamente las atribuciones de cada puesto de trabajo. Un ejemplo claro lo tenemos en las estructuras de decisión de las entidades financieras.

Análisis detallado de ratios. O lo que el lo mismo, evaluación de los coeficientes de rentabilidad por unidades producidas o negocios realizados. Por ejemplo, supongamos un bar de copas que lleve tiempo funcionando. Un ejemplo de cálculo de ratio lo tenemos en el número de cajas de refresco vendidas, con variaciones muy pequeñas. Podemos pensar que el precio de las copas varía, entre nacional e importación, que se pueden hacer cócteles o vender muchos refrescos.

La estadística impera y las distribuciones en el tiempo tienden a ser uniformes. Si tengo un pub que hace de caja 1.000 € y vendo 10 cajas de refrescos, mi margen por caja es 100 €.
El sábado siguiente, si he vendido 14 cajas de refrescos, la caja aproximada debe de ser 1.400 €, nunca 1.200 €. Comparando los ratios propios de cada negocio, nos van a servir para comprobar las siguientes cosas:

• Control de costes por partidas, y comparativa con los presupuestos.

• Establecimiento de decisiones frente errores cometidos en el proceso de producción o venta.

• Desviaciones de fondos por introducir costes ficticios en compras, en personal, en gastos financieros… y aquí conseguiremos tener relativamente controlada nuestra empresa.

No obstante, no debemos olvidar que si alguien nos quiere robar, antes o después lo va a conseguir, pero detectar a tiempo un mecanismo fraudulento es nuestra misión. ¿Os han estafado alguna vez vuestros empleados?

Vía | Diario de Sevilla

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