Uno de los puntos que conviene tener controlado dentro de cada empresa es el tiempo y número de visitas que los vendedores dedican a cada uno de sus clientes. Ésta función corresponde a los jefes de venta, deberán estructurar las carteras de clientes de cada uno de sus vendedores. La frecuencia de visitas a cada uno de los clientes debe estar controlada y planificada con bastante antelación. En caso contrario podemos estar dedicando demasiado tiempo a clientes que tienen poco consumo y poco tiempo a otros clientes de mayor consumo o que cuentan con un mayor potencial de compra.

Se puede estructurar a los clientes en seis categorías según su consumo anual. De esta forma podríamos denominar a los de mayor consumo como clientes de 6 estrellas, que serían los de mayor consumo. Las siguientes denominaciones serían de 5, 4, 3, 2, 1 y 0 estrellas. Podemos establecer unos baremos que nos sirvan de ejemplo aunque todo cambia en función de cada sector y cada compañía.

Así podríamos estructurar la cartera de cualquier empresa. Los clientes de 6 estrellas serían aquellos que tienen un consumo anual superior a 60.000€, los de 5 estrellas de consumo superior a 50.000€, los de 4 estrellas superior a 40.000€ y así sucesivamente.

Según el número de visitas de cada sector se establece una media de visitas diarias que puede hacer cada vendedor y establecemos unos 200 días laborales por año. Finalmente obtenemos la cifra de visitas que nuestros vendedores pueden hacer por año. Del resultado obtenido podemos determinar si nos faltan o nos sobran vendedores para mantener la cartera de clientes actual y poder abrir nuevas cuentas para crecer o simplemente sustituir a los clientes que por diversos motivos se caen de nuestra cartera. El tiempo a invertir en el número de visitas a clientes nuevos lógicamente varía en función de la madurez de la empresa o del vendedor. Podemos establecer un parámetro de prospección para captar nuevos clientes y emplear entre un 15% y un 20% del tiempo disponible de visitas dentro una empresa con una cartera consolidada y para un vendedor experto.

La frecuencia de visitas se podría establecer por ejemplo es de 2 mensuales para los clientes de 6 estrellas, 1 al mes para los 5 estrellas y 4 estrellas, 1 cada dos meses para los 3 estrellas, 1 cada cuatro meses para los 2 estrellas y 1 cada seis meses para los clientes de una estrella. Se debe estudiar a parte a los clientes 0 estrellas y los aquellos que no son clientes o potenciales clientes, según sus posibilidades de compra y expectativas de ventas, podemos clasificarlos según la estructuración anterior.

También podemos utilizar esta estructuración para segmentar vendedores dedicados a clientes de gran consumo.

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