Portada

Si tus ventas caen, recorta gastos (III) »

20 sencillas recomendaciones para sacarle más partido al correo electrónico

13 mayo 2008

Email low

El correo electrónico es una herramienta que me ha fascinado siempre desde que tuve la oportunida de empezar a utilizarlo. En el mundo de la pequeña empresa, poco a poco a ido ganando protagonismo y muchos de nosotros hacemos la mayor parte de nuestras comunicaciones a través de este medio. El correo electrónico se ha convertido en una potente herramienta de workflow, capaz de actuar como motor de flujos de trabajo sencillos.

Sin embargo, a la vez que aprovechamos su potencial, ha surgido el problema de que no todo el mundo sigue unas buenas prácticas en su uso, llegando incluso a provocar situaciones absurdas. Para evitar llegar a este tipo de casos, no deseados por ninguno, he recopilado muy brevemente algunas ideas que nos permitirán sacarle más partido a esta gran herramienta. Aquí va la lista:

1. No uses el correo que te da tu proveedor de telefonía, ADSL o cable. Son servicios de dudosa calidad y su única finalidad es hacerte cautivo de sus servicios.

2. Usa una única dirección principal y ten a mano otra como dirección de emergencia, a ser posible en otro proveedor diferente. Si surgen problemas con la primera, siempre puedes echar mano de la segunda.

3. Procura no cambiar de dirección salvo que no te quede más remedio ¿Crees que es fácil avisar a todos tus contactos y qué estos anoten tu nueva dirección sin perder ningún correo?

4. Descarta los proveedores que te ofrezcan poco espacio en en el buzón de correo. Menos de 2 Gb por cuenta no merece la pena, si no quieres estar todo el día pendiente de borrar correos.

5. No montes un servidor de correo propio si no es estrictamente necesario. Si tu negocio no es ofrecer correo electrónico a terceros ¿Por qué complicarse la vida montando un servidor propio en lugar de dedicar todo nuestro esfuerzo a nuestro núcleo de negocio?
6. Piensa qué proveeor eliges porque a lo mejor tus mensajes van propagando publicidad de sus servicios (horóscopo, sexo, viajes,...) y tu ni te has enterado ¿Qué pensarán tus clientes y proveedores?
7. Usa el correo electrónico con sentido común y verás tu productividad aumentar. Menos tiempo colgado del teléfono y menos interrupciones a lo largo del día.

8. Créate un hábito de leer el correo a determinadas horas del día y deshabilita las ventanas emergentes, sonidos y otras alertas que salen cada vez que llega un email: Cada cierto número de horas, al primera hora de la mañana, mediodía,...

9. No envíes todos tus correos con prioridad alta y urgente porque se perderá el efecto deseado al etiquetar los correos. Para temas urgentes de verdad, usa el chat o el teléfono.

10. Cuando envíes un email, no llames por teléfono para decir que has enviado un email.

11. No borres correos si te sobra espacio en el buzón, no se sabe cuándo se puede necesitar un correo que hemos recibido o enviado hace tiempo.

12. Busca y etiqueta, en lugar de ordenar en carpetas. Para mí son más prácticas las etiquetas y el buscador de Gmail a cualquier estructura de carpetas de otros sistemas.

13. Si envías correos a grupos de usuarios frecuentemente, aprovecha las ventajas que pueda ofrecerte tu sistema para crear grupos y no tener que teclear las direcciones una por una.

14. Sigue las normas de nettiqueta básica a la hora de escribir correos: No escribas en mayúsculas porque estarás gritando, contesta de manera ordenada para poder seguir el hilo de la conversación, utiliza el campo BCC (blind carbon copy o copia oculta) para mantener la privacidad de las direcciones de los contactos.

15. No sigas las cadenas de emails absurdas, sólo conseguirás darles a los spammers lo que ellos quieren: Hacernos perder el tiempo y nuestro dinero.

16. No respondas a los correos sospechosos, es más ni siquiera los abras. En caso de duda, si es alguien conocido, contacta con él para ver si te ha enviado el correo. Yo me libré de un virus hace poco gracias a esto.

17. No abras los correos con spam porque los que los envían tienen mecanismos para saber si lo has descargado o no para seguir bombardeándote con su basura.

18. Desvía tu cuenta a la de alguien que pueda atender tu correo si te vas de vacaciones y vas a estar desconectado. No causa muy buena impresión dejar el correo desatendido varias semanas y cuando veas la bandeja de entrada al llegar, quizá pienses que necesitas otras vacaciones.

19. Hablando de vacaciones: No utilices un sistema de respuesta automática para todos los correos cuando te ausentes. Mejor que sea sólo para los contactos de tu agenda y evitarás darle comida a los spammers.

20. Si estás de mal humor, no escribas y envíes correos en caliente. Recuerda el dicho, las palabras se las lleva el viento, pero lo escrito permanece (verba volant scripta manent).

Estas recomendaciones están basadas en mi experiencia, tanto a nivel personal como profesional. Mi intención es darle una orientación práctica, de cara al uso del correo en el mundo de la pequeña empresa (las pymes y los autónomos), donde es muy importante aprovechar los recursos al máximo y sacar el mayor rendimiento posible de las herramientas que disponemos. Seguro que no todos estaremos de acuerdo en todas las ideas que planteo, pero ya sabéis que se aceptan matices y nuevas propuestas que no hayan salido,... Como siempre, vuestra opinión siempre se agradece y es bienvenida. Si alguien quiere profundizar y entrar en temas más técnicos, ya sabéis que tenemos al mejor blog sobre software en castellano: Genbeta.

En Pymes y Autónomos | Especial: El correo electrónico en los pequeños negocios

Más noticias sobre: Tecnología, Reflexiones
Tags: correo electrónico, productividad, software
Comentarios (7) | Trackback

Comentarios

Yo añadiría tres más…

21.- El asunto del mensaje debe ser claro y conciso. Yo utilizo el siguiente esquema casi siempre. Nombre el trabajo y luego sobre que voy a hablar de ese trabajo.

Reportaje fotográfico [retoques]
Papelería [primeras pruebas]

22.- No tratar dos temas diferentes en un mismo email. Si mandamos los detalles del trabajo A, no terminar preguntando algo del trabajo B. Luego nos volvemos locos buscando donde está esa información. No cuesta nada enviar dos emails… cláramente identificados por su asunto.

23.- Muchas veces la manera más rápida de enviar un mensaje a una personas es responder alguno que ella nos haya enviado… con lo que muchas veces (por torpeza o por descuido) no hemos cambiado el asunto… con lo que puede ocurrir que mandes un mensaje titulado de una manera que nada tiene que ver con su contenido.

#1 | Escrito por rafa espada | 13 may 2008 02:12:07

Tambiém se podría comentar el uso de la firma… para mí es muy importante… el teléfono, la dirección, etc. sabes que ahí está siempre actualizada.

#2 | Escrito por rafa espada | 13 may 2008 02:13:32

Y las citas… yo no incluyo en la respuesta el mensaje entero que me han enviado… sólo cito las partes importantes o sobre las que voy responder…

#3 | Escrito por rafa espada | 13 may 2008 02:15:02

Interesantes comentarios Rafa. Voy a hacer unas matizaciones con mi opinión personal:

21. Usar un asunto claro y conciso ayuda bastante, incluso a veces llega con el asunto y no hace falta escribir nada en el cuerpo del mensaje.

22. Si hablo de 2 temas, los separo claramente en párrafos difrentes y muchas veces los numero, para evitar confusión.

23. Yo sólo respondo un email cuando tengo que contestar algo sobre el mismo. Si tengo que escribir un correo nuevo, directamente empiezo desde cero, con un correo en blanco.

Sobre las firmas, efectivamente, es una buena idea. Tengo un par de ideas y alguna cosa que he visto por ahí para fusionar y comentar en un post aparte. Gracias por la idea.

Sobre las resupuestas, yo soy de los que dejo el mensaje tal cual, para poder seguir el hilo de la conversación y no perder detalle. Hay veces que el correo puede hacerse enorme, pero creo que compensa mantenerlo intacto para no tener que leer todos los correos. Lees el último y te enteras de toda la conversación.

#4 | Escrito por Pablo Herrero | 13 may 2008 09:35:54

Como medidas de seguridad adicionales sugiero el uso de firma electrónica (GPG ó S/MIME) por un lado, y la desactivación de la previsualización de mensajes en webmail como yahoo (por ejemplo). Los mensajes HTML hoy en día pueden traerse de fuera un montón de código en cuanto los ves enteros.

#5 | Escrito por VictorMoral | 13 may 2008 12:12:34

Pues discrepo en una cosa Pablo. Dices consultar el correo solo a determinadas horas, y ahi se pierde gran parte de la funcionalidad que tiene.
Si se establece una cuenta de correo por ejemplo para temas laborales, es una fuente de contacto directo tan útil como pueda ser el teléfono o el fax.

Ahora bien, esa cuenta sólo debe de tener uso profesional, pera evitar correos con contenido no laboral, que interrumpan el desarrollo habitual de nuestro trabajo.

De ahí que si tiene un sistema de aviso el correo, no deba desactivarse.

#6 | Escrito por Remo | 13 may 2008 18:45:46

Estoy de acuerdo en que la dirección de correo puede ser utilizada para muchos fines y la principal división puede ser "personal" y "trabajo", para separar unos temas profesionales de otros más personales.

Yo tengo una personal, que utilizo para asuntos personales y de trabajo y otra profesional que me proporciona la empresa y que no utilizo para nada más que para temas estrictamente de ese trabajo.

Sin embargo, opoino diferente en el tema de las alertas. Desde que he eliminado las notificaciones automáticas del correo, ya no tengo ventanas emergentes, sonidos,… que me distraen cuando estoy concentrado en otro trabajo o atendiento a otra tarea. Yo soy de los que opina que el correo electrónico es un medio asíncrono y debe actuarse en consecuencia, evitando las interrupciones innecesarias. Si me envían un email, en el 99,999% de los casos no debería ser para que lo responda en el momento de recibirlo, sino para que estudie la información y actúe en consecuencia, pero a su debido tiempo. Creo que esa es una de las ventajas del correo para mi, que me permite organizar mi trabajo con mayor autonomía y aprovechar mejor mi tiempo, lo que redunda en un incremento considerable de mi productividad personal.

Eso sí, comprendo que cada uno tiene su manera de trabajar y que no todos estamos sometidos a las mismas condiciones de trabajo ni estamos dentro del mismo proceso, así que este tema lo comento como una norme general, basada en mi experiencia ;-)

#7 | Escrito por Pablo Herrero | 13 may 2008 19:59:36

¡Añade tu comentario!